De RASCI-matrix

Voor het vastleggen van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werkgroepleden kan de zogenaamde RASCI-methode worden ingezet. Op de horizontale as van de matrix staan de namen van de werkgroepleden of de functionele rollen en op de verticale as de te leveren resultaten, betrokken processen of activiteiten. Bij iedere combinatie van een naam/rol en een resultaat/proces/taak staat een letter, de R, A, S, C of I. Deze letters staan voor de volgende termen:

R (responsible): degene(n) die het werk doet/doen en verantwoordelijk is/zijn voor het resultaat. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is.

A (accountable): degene die (eind)verantwoordelijk is en bevoegd is om de resultaatverantwoordelijke(n) ter verantwoording te roepen over het resultaat.

S (supportive): degenen die ondersteuning leveren, de resultaatverantwoordelijke(n) helpen bij de totstandkoming van het resultaat.

C (consulted): degenen die voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd worden bij de realisatie van het resultaat (twee-richting communicatie).

I (informed): degenen die achteraf geïnformeerd worden over de genomen beslissingen, bereikte resultaten, enzovoorts. Zij kunnen het resultaat niet meer beïnvloeden.

Het basisraamwerk van de RASCI-matrix van een richtlijnwerkgroep zou er als volgt uit kunnen zien. Uiteraard kan elke richtlijnwerkgroep deze matrix aanvullen en nader toespitsen op de specifieke situatie.


Opdrachtgever Voorzitter werkgroep Projectleider Werkgroeplid Implementatie­specialist Patiënt­vertegenwoordiger
VOORBEREIDINGSFASE
1. Expliciteren rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden werkgroepleden
2. Vaststellen onderwerp, doel en doelgroep
3. In kaart brengen van belangen van diverse partijen
4. Identificeren betrokken beroepsorganisaties en patiëntenorganisaties
5. Voorbereiden van invulling van de voorzittersfunctie
6. Voorbereiden van invulling van de projectleidersrol
7. Keuze en profiel overige werkgroepleden
8. Betrekken van vertegenwoordigers van zorggebruikers
9. Bepalen/afstemmen methodiek van richtlijnontwikkeling
10. Vaststellen evaluatiemomenten
ONTWIKKELFASE
11. Kennismaking met en introductie vanwerkgroepleden
12. Afspraken maken over de gang van zaken tijdens werkgroepbijeenkomsten
13. Opstellen agenda voor werkgroepbijeenkomsten
14. Stimuleren/motiveren van werkgroepleden
15. Aanpakken van stagnatie / conflicten
16. Evalueren van het groepsproces
17. Bijwonen van/deelnemen aan werkgroepvergaderingen
18. Knelpuntenanalyse
19. Opstellen uitgangsvragen
20. Samenvatten literatuur
21. Presentatie aanbevelingen
22. Schrijven richtlijntekst
23. Beschrijven kennislacunes
24. Oplevering producten
AFRONDINGSFASE
25. Commentaarronde
26. Autorisatie
27. Procedure herziening
28. Implementatie
29. Eindevaluatie en ontbinding groep

Voordelen van het gebruik van de RASCI-matrix zijn:

  • De rol(len) en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen worden helder. Dat is met name van belang wat betreft die van de voorzitter als ook over wie de voorzitter van de richtlijnwerkgroep er op aanspreekt wanneer dingen niet goed lopen.
  • Het wordt duidelijk welke rollen eventueel ontbreken.
  • Het wordt duidelijk wie met wie moet samenwerken en afstemmen.
  • Door de afstemming wordt het draagvlak vergroot.
  • Teamwerk wordt aangemoedigd; dubbel uitvoeren van activiteiten wordt voorkomen.De ingevulde RASCI-matrix biedt een naslagwerk bij onduidelijkheid over verantwoordelijkheden tussen werkgroepleden onderling: afspraken bij de start voorkómen een aantal latere discussies.
  • Rollen worden verbonden aan processen/activiteiten in plaats van alleen aan resultaten.